La raffinata arte di rendere le riunioni efficienti

5 regole per fare riunioni efficaci in maniera efficiente.

Riunioni, meeting, call… quanto tempo dedichiamo a queste attività? Tanto, tantissimo, secondo me troppo. In questo articolo voglio farti riflettere sul costo reale per l’azienda delle riunioni e convincerti che occorre gestirle al meglio per evitare che siano una rimessa.

 

Quando costa una riunione

Ci avete mai pensato quando indite una riunione? Il gesto che fata aggiungendo un evento al calendario e invitando delle persone è un costo. Immaginatevi di firmare un ordine d’acquisto la prossima volta che lo fate… Il tempo delle persone costa, e non poco. Considerando che in ambito informatico il 90% dei costi sono proprio dati dalla manodopera (termine limitativo ma rende molto bene l’idea…) l’impatto di questi costi sul totale è duplice perché, non solo spendiamo, ma impediamo anche ai nostri collaboratori di fare altro. Dobbiamo quindi ragionare in termini di costi e di mancati profitti. Prendo ad esempio un impiegato di livello 5s metalmeccanico, ma i numeri sono molto simili a quelli dell’equivalente livello del contratto al commercio. Il costo secondo i tabulati ministeriali (faccio riferimento al documento del ministero del lavoro del 4/03/2015) è di 25€ ora. Su questo dovremmo anche inserire i costi dell’utilizzo della sala riunioni e degli strumenti, ma possiamo passarci sopra visto che mi aspetto che sia poco conto rispetto al “grosso” della manodopera. Una riunione di 1h con 10 persone, costa quindi 250€ all’azienda.

Perché è importante fare bene le riunioni

Non è solo una questione di costi. Il punto fondamentale è il risultato. Spendere 250€ (mi rifaccio all’esempio sopra…) è un costo accettabile quando otteniamo un risultato. Le riunioni sono  importanti e, ad oggi, il pilastro su cui si basa il processo decisionale in azienda. L’oggetto di questo articolo  non è quindi mettere in discussione la loro utilità ma trovare delle soluzioni per renderle più efficaci, evitarle quando inutili, limitare i disservizi che causano.

 

Le 5 regole per una riunione efficace

Quando studiavo all’università durante un corso sul project management ho imparato la regola delle 5w. Sì, la stessa regola sul giornalismo (Who? What? When? Where? Why? ). Il trucco sta proprio in queste semplici domande. Farsele prima di indire una riunione ottimizza il processo e migliora le probabilità di uscire dalla sala con la risposta giusta (e senza ripensamenti in seguito).

1: Ogni riunione deve avere un obiettivo

Il punto più importante è il “why”: perché dobbiamo fare la riunione, qual’è l’obiettivo. Ogni riunione ha uno scopo, altrimenti che la fate a fare? Nel caso siate voi ad indirla, questo deve essere chiaro a tutti i partecipanti. Il modo migliore è quello di comunicarlo nero su bianco sull’agenda. Se invece siete invitati e chi vi ha coinvolto non è stato chiaro chiedete. Vi aiuterà a partecipare in maniera proattiva.

2: Ogni riunione deve avere un’agenda

Definire gli obiettivi della riunione è importante, ma non sufficiente. Spesso e volentieri occorre toccare vari argomenti ed è importante avere una scaletta di tutto quello che si dovrà discutere. Questo è fondamentale per chi organizza la riunione per evitare divagazioni e dimenticarsi di affrontare ciò che davvero serve. L’agenda deve essere condivisa e i partecipanti spronati ad arrivare preparati sugli ambiti di propria competenza. Ad esempio, se invitiamo lo sviluppatore del gestionale e questo vede in agenda che parleremo delle fatture intrastat, gli diamo l’opportunità di ripassare tutte le procedure e venire preparato. Altrimenti corriamo il rischio che a metà riunione qualcuno dica “devo controllare, ve lo rifaccio sapere”, costringendoci ad indire una nuova riunione e rimandare la decisione.

3: Scegliere le persone giuste da invitare ad una riunione

Chi coinvolgere in una riunione è fondamentale. Il problema è dover invitare tutte le persone necessarie e non coinvolgere chi non è utile. Il problema è duplice: invitare chi serve, non invitare chi è superfluo. La prima difficoltà e distinguere chi serve e chi no, per questo ci vuole di conoscere l’azienda e i processi. L’altro problema è  litigare con le agende affollate delle persone e trascinare dentro riunioni scomode chi è ben disposto a trovare una scusa per non partecipare. Infine, tenere fuori chi non serve, senza però farlo sentire escluso e aggiornarlo evitando un altra riunione.

4: I tempi delle riunioni

Il primo fattore temporale da tenere in considerazione è quando. Spesso e volentieri sentendo il bisogno di risolvere un problema vorremmo fare una riunione subito. Purtroppo però fare una riunione estemporanea, senza dare il modo ai partecipanti di organizzarsi e venire preparati, può essere controproducente. Quindi l’ideale sarebbe evitare di indire riunioni in giornata, che si presume essere già stata pianificata da tutti. Certamente se si tratta di una questione di vita o di morte non si può aspettare, ma nella nostra vita lavorativa fortunatamente questo tipo di situazioni non sono all’ordine del giorno. Meglio quindi aspettare, favorendo l’efficacia della riunione e limitando gli effetti collaterali, che fare tutto subito e male.

Altro tema temporale: la durata. Quanto tempo deve essere lunga una riunione? La risposta corretta è “Lo stretto necessario” ma cosa vuol dire? Dipende dall’agenda. Avendola fatta sappiamo di cosa parleremo e se tutti sono più o meno preparati in mezzora si discutono 4/5 punti in maniera approfondita. Le riunioni canoniche da 1h (valore di default del calendario che nessuno cambia in base alla riunione per pigrizia…) sono troppo spesso dispersive e confusionarie. La agenda tipica è perdere quindici minuti affinché tutti capiscano di che si sta parlando, discutere seriamente per 15 minuti e perdere il resto del tempo in divagazioni e dettagli non pertinenti all’agenda. Dando per scontato di aver preparato bene la riunione compattare i tempi è un’opportunità per evitare inutili dispersioni di energie mentali. Purtroppo la strategia più diffusa è improvvisare in riunione e questo, purtroppo, richiede molto tempo ed energie.

5: dove svolgere la riunione

Questo aspetto negli ultimi anni ha acquisito un significato sempre più mutevole vista la tendenza a lavorare in ambiti di lavoro distribuiti su più sedi e per clienti lontani. La presenza fisica non è più così importante ma bisogna tenere di conto alcune regole che possono sembrare scontate ma spesso vengono trascurate.

  1. Assicurati che il canale di comunicazione sia adatto ( condivisione schermo se necessario, video, etc…)
  2. La presenza fisica a volte aiuta. Devi essere in grado di valutare quando lo spostamento vale la pena.
  3. Il canale di comunicazione non deve introdurre complessità per i partecipanti(adattati tu agli standard del cliente se necessario)
  4. La comunicazione deve funzionare. Compra cuffie nuove, strumenti adatti, tutto il necessario: il risparmio evitando lunghe trasferte li ripagheranno.

Regola bonus: il riepilogo finale

Nel mondo formale ogni riunione dovrebbe avere un verbale al termine per sancire inequivocabilmente ciò che è stato deciso. Nelle aziende di oggi è difficile poter applicare tutta questa formalità. Spesso e volentieri però le decisioni prese in riunioni, anche senza malizia, vengono dimenticate e quindi messe in discussione. Per chi, come me, lavora prevalentemente come fornitore esterno un cambio di decisione può comportare un grosso problema in termini di budget e tempi di consegna. Per questo la soluzione che consiglio è di giocare d’anticipo. Iniziamo col tenere aperto il PC e partecipare attivamente. Partendo dai punti dell’agenda che possiamo copiare nel compositore della mail, prendiamo appunti. Così alla fine della riunione vi troverete un verbale, molto informale ma esaustivo, da poter inviare senza nessuno sforzo aggiuntivo. Alla fine della riunione offritevi semplicemente di scrivere voi il verbale: farete una bella figura e metterete nero su bianco quanto è stato deliberato. Non si tratta di un contratto ma può essere un utile promemoria e qualcosa a cui appellarvi in caso di contestazioni.

 

danielefontani

Actually CTO in Sintra Consulting s.r.l, I'm senior developer and architect specialized on portals, intranets, and others business applications. Particularly interested in Agile developing and open source projects, I worked on some of this as project manager and developer. My experience include: Frameworks \Technlogies: .NET Framework (C# & VB), ASP.NET, Java, php, Spring Client languages: XML, HTML, CSS, JavaScript, Angular.js,Angular. jQuery Platforms: Sharepoint,Liferay, Drupal Databases: MSSQL, ORACLE, MYSQL, Postgres